Carnet d’entretien de condo le dossier que trop de conseils d’administration commencent trop tard
Quand un syndicat de copropriété attend trop longtemps avant de structurer l’entretien de son immeuble, il finit souvent par gérer dans l’urgence. Les administrateurs changent, l’historique se perd, les contrats se dispersent, et les travaux importants arrivent sans vraie préparation. C’est exactement pour éviter ce genre de gestion à courte vue que le carnet d’entretien est devenu un sujet central en copropriété au Québec.
Source https://www.quebec.ca/habitation-territoire/achat-vente/condos-coproprietes/mesures-coproprietes
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
Depuis le 14 août 2025, les syndicats de copropriété divise ont l’obligation de faire établir un carnet d’entretien et de faire produire une étude du fonds de prévoyance. Le gouvernement du Québec précise aussi que les syndicats ont un délai de trois ans et un jour pour faire établir leur carnet d’entretien et obtenir leur première étude du fonds de prévoyance. En pratique, cela mène à l’échéance du 14 août 2028 pour les copropriétés déjà existantes au moment de l’entrée en vigueur du nouveau régime.
Source https://www.quebec.ca/habitation-territoire/achat-vente/condos-coproprietes/mesures-coproprietes
Source https://rgcq.org/actualites/petites-coproprietes-ce-que-la-nouvelle-reglementation-change-pour-votre-carnet-d-entretien
Pour un conseil d’administration, le carnet d’entretien ne devrait pas être vu comme un simple papier de conformité. C’est beaucoup plus qu’un document à cocher sur une liste. Bien utilisé, c’est la mémoire technique de l’immeuble, le point de départ d’une meilleure planification et souvent l’outil qui évite que les administrateurs découvrent trop tard l’ampleur des travaux à venir.
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
Source https://rgcq.org/actualites/petites-coproprietes-ce-que-la-nouvelle-reglementation-change-pour-votre-carnet-d-entretien
Pourquoi le carnet d’entretien est devenu incontournable
Le Code civil du Québec prévoit à l’article 1039 que le syndicat a pour objet la conservation de l’immeuble, l’entretien et l’administration des parties communes, et qu’il doit veiller à ce que les travaux nécessaires à la conservation et à l’entretien de l’immeuble soient effectués. Le carnet d’entretien s’inscrit directement dans cette logique. Il sert à structurer ce devoir de conservation au lieu de gérer les réparations au cas par cas.
Source https://copropriete.bac-quebec.qc.ca/articles-du-code-civil/article-1039/
Source https://www.condolegal.com/syndicat/sousfiches/584-quels-sont-les-devoirs-et-obligations-d-un-syndicat-de-coproprietairesc
Le nouvel article 1070.2 du Code civil du Québec va plus loin et prévoit que le conseil d’administration fait établir un carnet d’entretien, le tient à jour et le fait réviser périodiquement. La forme, le contenu, les modalités de tenue et de révision ainsi que les personnes autorisées à l’établir sont ensuite déterminés par règlement. Autrement dit, on n’est plus dans une simple bonne pratique. On est maintenant dans une obligation légale encadrée.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/version/lc/CCQ-1991?code=se%3A1070_2&historique=20230904
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Pour un syndicat, cette évolution est importante. Pendant longtemps, plusieurs conseils d’administration savaient qu’il fallait entretenir l’immeuble, mais n’avaient pas de véritable outil uniforme pour suivre les composantes, les échéanciers, les coûts passés et les travaux à prévoir. Le carnet d’entretien vient justement donner une structure à cette responsabilité.
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
Source https://rgcq.org/actualites/petites-coproprietes-ce-que-la-nouvelle-reglementation-change-pour-votre-carnet-d-entretien
Concrètement c’est quoi un carnet d’entretien
Le règlement québécois sur la copropriété divise précise que le carnet d’entretien contient un inventaire et une description des parties communes de l’immeuble ainsi que des matériaux, appareils et équipements qui les composent. Il doit aussi inclure certains matériaux, appareils et équipements installés dans les parties privatives lorsque le syndicat est responsable de leur entretien.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Le règlement exige aussi que le carnet comprenne, pour chaque composante visée, des renseignements comme la date d’installation si elle est connue, les travaux d’entretien requis, leur fréquence, la date à laquelle ils ont été faits, ainsi que les réparations courantes et leur date. Il doit également comporter une section consacrée à l’état des composantes et à leur durée de vie utile restante. Les réparations majeures et les remplacements effectués, leur date, leurs coûts et les documents comme les plans, devis et contrats doivent aussi y être ajoutés.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
En d’autres mots, un vrai carnet d’entretien ne se limite pas à écrire toiture en bon état ou déneigement fait chaque hiver. C’est un document vivant qui doit permettre à un nouveau conseil d’administration de comprendre rapidement ce que l’immeuble contient, ce qui a été fait, ce qui n’a pas été fait, ce qui s’en vient, et quels documents appuient tout cela.
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Qui peut le préparer
Le règlement n’autorise pas n’importe qui à établir le carnet d’entretien. Il prévoit qu’il doit être établi par une personne qui remplit les conditions prévues au règlement, notamment l’appartenance à certains ordres professionnels. Le RGCQ résume ces professionnels autorisés comme étant notamment les architectes, ingénieurs, évaluateurs agréés ou technologues professionnels autorisés selon le cadre réglementaire applicable.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Source https://rgcq.org/actualites/petites-coproprietes-ce-que-la-nouvelle-reglementation-change-pour-votre-carnet-d-entretien
Le règlement ajoute aussi que la personne qui établit ou révise le carnet doit signer une déclaration confirmant que les parties communes et les composantes visées ont été examinées sur place par elle ou sous sa supervision et qu’elle a pris connaissance des renseignements et documents composant le carnet. Cette exigence montre bien que le législateur voulait un document sérieux, basé sur une vraie observation de l’immeuble, et non une simple compilation faite à distance sans vérification suffisante.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Ce que le conseil d’administration doit faire ensuite
Le travail du conseil d’administration ne s’arrête pas une fois le carnet obtenu. Le règlement prévoit que le carnet d’entretien doit être mis à jour par le conseil d’administration au moins une fois par année. Cette mise à jour consiste à ajouter les nouveaux renseignements et documents pertinents. Si certains travaux requis ou prévus n’ont pas été réalisés, le carnet doit en faire mention et indiquer les raisons pour lesquelles ils n’ont pas été effectués.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
C’est un point majeur pour les syndicats. Plusieurs conseils d’administration croient qu’ils pourront commander un carnet une fois, le déposer dans un dossier partagé, puis ne plus y toucher. Ce n’est pas le modèle prévu. Le carnet doit rester à jour. Sinon, il perd rapidement sa valeur opérationnelle et devient un document de façade plutôt qu’un véritable outil de gestion.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/version/lc/CCQ-1991?code=se%3A1070_2&historique=20230904
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
À quelle fréquence faut il le réviser
Le règlement prévoit qu’une révision du carnet d’entretien doit être faite au minimum tous les cinq ans. Toutefois, certaines petites copropriétés peuvent bénéficier d’un intervalle de dix ans lorsque l’immeuble respecte certaines conditions, par exemple un nombre limité de parties privatives, l’absence de parties communes situées dans un bâtiment ou un immeuble d’au plus trois étages entièrement hors sol selon les critères du règlement.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Source https://rgcq.org/actualites/petites-coproprietes-ce-que-la-nouvelle-reglementation-change-pour-votre-carnet-d-entretien
Pour les petits syndicats, cette nuance est très importante. Elle permet d’éviter d’imposer exactement le même rythme à une petite copropriété simple qu’à un immeuble plus complexe. Cela dit, même lorsqu’une révision peut être espacée sur dix ans, la mise à jour annuelle reste obligatoire. Il ne faut donc pas confondre révision professionnelle et mise à jour administrative par le conseil d’administration.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Source https://rgcq.org/actualites/petites-coproprietes-ce-que-la-nouvelle-reglementation-change-pour-votre-carnet-d-entretien
Le lien direct avec l’étude du fonds de prévoyance
Le carnet d’entretien n’est pas isolé. Il sert de base à l’étude du fonds de prévoyance. Le règlement indique que cette étude doit être réalisée à partir de la description incluse au carnet concernant les réparations majeures et les remplacements à effectuer sur un horizon d’au moins 25 ans. CondoLegal le résume bien en expliquant que le carnet constitue l’assise même de l’étude du fonds de prévoyance.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
En pratique, cela veut dire qu’un carnet faible, incomplet ou mal tenu risque de contaminer tout le reste. Si votre portrait des composantes est flou, votre planification des réparations majeures le sera aussi. Et si la planification est faible, le financement du fonds de prévoyance risque lui aussi d’être mal calibré.
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Pourquoi les syndicats gagnent à le commencer tôt
Sur le terrain, le plus grand danger n’est pas seulement l’absence totale de carnet. C’est de commencer trop tard et d’essayer de tout reconstruire rapidement. Quand les factures sont mal classées, que les contrats d’entretien sont introuvables, que les anciens procès verbaux n’expliquent pas clairement les travaux, et que personne ne sait exactement quand certains équipements ont été remplacés, le travail devient beaucoup plus lourd et souvent plus coûteux.
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
À l’inverse, un syndicat qui commence tôt peut déjà rassembler ses contrats, garanties, factures majeures, rapports d’expertise, plans, devis, procès verbaux pertinents, historique des travaux et coordonnées des fournisseurs. Même avant la version finale du carnet établie par le professionnel autorisé, ce travail préparatoire fait gagner du temps et améliore souvent la qualité du résultat. Cette dernière idée est une recommandation pratique de gestion fondée sur le contenu exigé par le règlement.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
Le réflexe à adopter pour un nouveau conseil d’administration
Un nouveau conseil d’administration devrait commencer par une question très simple. Est ce que nous avons déjà une base documentaire crédible pour notre carnet d’entretien. Si la réponse est non, il faut rapidement identifier les documents disponibles, les contrats en vigueur, les travaux récents, les composantes majeures de l’immeuble et les zones où l’information est manquante.
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/version/lc/CCQ-1991?code=se%3A1070_2&historique=20230904
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
Pour les conseils d’administration à Gatineau, Hull, Aylmer, Buckingham, Masson Angers ou le Plateau, ce travail peut aussi être une bonne occasion de professionnaliser la gestion du syndicat. Chez Gestion Immobilière Souleymane, c’est exactement le genre de mandat où une méthode claire, des dossiers bien classés et un bon suivi administratif peuvent éviter beaucoup d’improvisation et de stress au moment de planifier les travaux. Cette phrase reflète une approche de gestion locale et non une exigence réglementaire autonome.
En résumé
Le carnet d’entretien est maintenant une obligation importante pour les syndicats de copropriété divise au Québec. Il doit être établi par un professionnel autorisé, tenir compte de l’état réel de l’immeuble, être mis à jour au moins une fois par année et être révisé périodiquement. Surtout, il ne faut pas le voir comme un simple document de conformité. C’est l’outil qui permet au syndicat de garder la mémoire de l’immeuble, de mieux planifier ses travaux et de nourrir correctement son étude du fonds de prévoyance.
Source https://www.quebec.ca/habitation-territoire/achat-vente/condos-coproprietes/mesures-coproprietes
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/version/lc/CCQ-1991?code=se%3A1070_2&historique=20230904
Source https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/rc/CCQ%2C%20r.%208.01
Source https://www.condolegal.com/travaux/fiches-pratiques/carnet-dentretien-en-copropriete
Ce texte constitue une information générale seulement et non un avis juridique. Selon la taille de la copropriété, sa déclaration, son historique de travaux et l’état de ses documents, il peut être utile d’obtenir un avis professionnel adapté à la situation précise du syndicat.
Source https://www.quebec.ca/habitation-territoire/achat-vente/condos-coproprietes/mesures-coproprietes
Source https://rgcq.org/actualites/petites-coproprietes-ce-que-la-nouvelle-reglementation-change-pour-votre-carnet-d-entretien